Øvelser gir den beste trimming av beredskapsmuskelen. Hos noen øves det godt og jevnlig – hos andre sitter det langt inne…
Det er gode grunner til at det MÅ øves. Og i år skal vi øve STØRRE, og SAMMEN. Totalforsvarsåret 2026 gir oss et godt momentum.
Men hvordan gjøre dette øvingsarbeidet lettere? For det er ofte tungt for beredskapspådriverne å få dette til å spille. All ære til dere som ikke gir dere, men dytter og dytter, slik at det faktisk blir øvelser.
En god øvelse kommer ikke av seg selv. Jeg har ikke fasiten, men ønsker å dele noen erfaringer som forhåpentligvis kan være nyttige for flere.
Jeg gjøre øvelser i de fleste type virksomheter – i alle størrelser. Alene eller med underleverandører om jeg trenger større spillstaber etc. Det er faktisk det morsomste jeg gjør. Fordi det på noen korte timer skjer så mye i samspillet mellom folk, læringskurven er bratt og det gjøres alltid funn som gir muligheter for forbedringer.
Beredskapsarbeid begynner gjerne med en god ROS-analyse (Risiko- og sårbarhetsanalyse). Basert på hvor vi har mest risiko, lager vi en beredskapsplan som er dimensjonert for å ta ned vår risiko – og gjenspeile våre verdier som skal beskyttes. Hva er vi er villige til å legge i potten for å ta ned sannsynlighet for at noe skjer, og for å redusere konsekvenser hvis noe likevel skjer?
Så må øvelsene teste tre vesentlige elementer; planen, organiseringen og kompetansenivået!
Noen nøkkelspørsmål til avklaring:
Planen: Funker planen etter hensikten? Har vi laget en god operasjonell del som identifiserer hvem vi skal varsle og hvordan? Og hvor vi skal møtes ved en mobilisering? Hjelper beredskapsplanen oss med de viktigste tingene når det stormer som mest, eller er den for teoretisk og omstendelig når vi egentlig har mest brukt for tydelige rollekort og kjappe sjekklister?
Organiseringen: Har vi kontroll på stabsarbeidet; hvilke staber og innsatsgrupper som mobiliseres og hvordan disse skal samhandle slik at vi ser samme situasjonsbilde, og ikke minst har informasjonsflyt som gir godt beslutningsunderlag og kommunikasjon internt og eksternt? Har vi gode tavler i Rayvn, CIM eller egne tavler i Teams etc? Er vi trygge i bruken av dem?
Kompetanse: Har vi en felles metodikk slik at vi sikrer målrettet og strukturert håndtering? (Proaktiv stabsmetodikk er et godt tips!) Skjønner vi at møtene skal være korte og strukturerte, slik at vi får en god miks mellom planlegging og aksjoner? Skjønner vi egen rolle i staben? Skjønner vi hva som forventes på vårt ledernivå i beredskapsorganisasjonen? Skjønner vi hvem vi skal samhandle med internt og eksternt, og kan vi verktøyene våre, og ikke minst, vet vi hvor de ligger…?
Når vi planlegger og gjennomfører en øvelse er det visse premisser jeg mener må være på plass for at vi kan tikke av på kost/nytte:
Premiss 1: Kartet må være godt – før vi beveger oss ut i terrenget. Det betyr ikke at beredskapsplanen (kartet!)må være ferdig før vi øver. Vi øver når vi har en grovversjon. Så sjekker vi gjennom øvelse hva som funker og hva vi eventuelt mangler. Så justerer vi planen – og fortsetter å øve. Og igjen justeres planen, som aldri skal bli statisk. Men være en god veileder som er mest mulig oppdatert etter «ferdsel i terrenget».
Premiss 2: Tydelige øvingsmål. Skal vi øve hele beredskapsorganisasjonen er øvingsmålene naturlig nok samvirke, samhandling og informasjonsflyt. Skal vi øve mer avgrenset for en mindre del, som kun 2. linje, 3. linje eller en innsatsgruppe for IT, HR eller Kommunikasjon, så øver vi kanskje rolleforståelse, potensiale vurdering og metodikk, interessenthåndtering etc.
Når vi vet hva vi skal øve mest på denne gangen, lager vi en dreiebok som reflekterer nettopp det.
Premiss 3: Gjør folk i stand til å levere på øvingsmålene. De møter ikke opp neste gang, og de fortsetter å være syke ved alle øvelser, dersom de frykter å bli avkledd og falle igjennom, som sist. Ja, vi skal gjøre funn, men en øvelse er ikke et verdensmesterskap i å treffe med alt. Folk må ha en reell mulighet for å lykkes.
Premiss 4: Øv folk stykkevis og delt – før en større samøving. La beredskapslederne/innsatslederne kunne metodikk, tavler og verktøyene. La tavleførere/loggerne få mulighet til å ha verktøy og strukturen i fingrene. La talspersonen være trimma og klar. La HR ha alle maler for lederstøtte m.m klare, og la Kommunikasjon ha kontroll på lister og matriser for interessenter, strategiske planer, medierapporter og annet. Og la alle innsatsgrupper, inkl. IT, øve på proaktiv stabsmetodikk, slik at alle snakker samme språk ved felles innsats.
La folk bli trygge og gode i egne roller – FØR vi setter sammen alle brikkene i en storskala øvelse. Da blir den store symfonien enda vakrere. Og folk går hjem med stolthet og mestringsfølelse, heller enn frustrasjon og avmakt for noe de ikke hadde mulighet til å fikse.
Premiss 5: God regi på gjennomføringen av øvelser. Det begynner med et godt øvingsdirektiv som avgrenser og beskriver øvingsformat, øvingsmål og rammer for øvelsen, samt oversikt over deltagere. Denne leses faktisk. Og jeg legger alltid inn noen ekstra elementer her om metodikken, organisering etc som er lett å glemme mellom øvelsene.
Og det er mange som rigger øvelser, som glemmer hva dette faktisk handler om. En øvelse er ikke en selskapslek. Når man først setter av tid for mange til å øve, må det øves på det som faktisk er nyttig og relevant. Og gir god balast den dagen det smeller. Stressmestring er viktig, men kanskje skal vi ikke alltid øve mest på det…Når folk er gode nok, kan vi absolutt kjøre opp temperatur og tempo – men ikke før de klare for det, og vi har etablert en best practise; «Slik gjør vi det hos oss»!
Mediespill er fint å legge inn fordi det reflekterer omverdens forventninger, og det er viktig å forholde seg til. Spillmessig er det også fint å ha en simuleringsweb som viser mediesaker og respons utenfra. Mediesaker er effektiv elementer for å få fremdrift i spillet.
Men ved en kritisk hendelse, er media bare en del av alle interessenter. Nå handler det ikke lenger om å svare ut NRK, TV2 og VG. Det handler også om alle de andre subtile kreftene i sosiale medier som ønsker å sette oss ut av spill. Så pass på å ikke gå i «mediespill- fella» med for stort fokus i øvelsen.
Premiss 6: Det er FOLK som skal øves. Mennesker som er travle i sin vanlige jobbhverdag. Som ikke alltid har hatt tid til å lese seg opp på siste versjon av planen. Og de vil alle gjerne prestere. Og de vil i alle fall ikke synlig mislykkes – med fullt flomlys…
Så allerede ved invitasjonen; la dette fremstå som en MULIGHET til å gjøre funn mens det ennå er tid. At vi skal jobbe som et team og vurderes som et team. Vi skal legge opp til lave skuldre, og gjøre øvelsen til et trygt klima for å prøve og feile. Hvis man er på feil spor underveis, tar vi heller en time-out, enn å fortsette med feiløving. Der må øvingsledelsen være observante for raskt korrigere. Det kan også være at øvelsen selv ikke er god nok, eller har tekniske bugs som må rettes underveis. Ta dere tid til å fikse dette!
Siste; se etter talenter! Hvem er robuste, analytiske og trer frem som trygge ledere når det smeller? Du kan oppleve å bli overrasket her.
Gi jukselapper!
Så en liten hemmelighet til slutt; det gjør ingenting at nøkkelpersoner som skal øves vet litt mer enn de andre. Jo bedre forberedt beredskapsleder/innsatsleder og tavleførere er, jo bedre glir ting. Og det gir jo mer læringseffekt for resten av stabene.
Det du husker fra øvelsen, tar du med deg rett inn i neste krise. Gikk det bra på øvelsen, er det DEN følelsen du tar med deg inn i en reell hendelse. Det motsatte gir neppe et godt utgangspunkt når «the shit hits the fan»…
Jeg vet det, for jeg har trent mange som trekker frem nettopp denne go`-opplevelsen som suksesskriteriet da de ble utfordret av en reell hendelse. Og de leverte knallbra nettopp pga trygg læring og mestring.
I totalforsvarsåret 2026 skal det øves mye og stort. Det blir viktig å øve med de aktørene man ved større hendelser må samvirke med om noe skulle skje i Mor-Norge. Min påstand er at arbeidet i forkant av disse øvelsene, er vel så viktig som selve øvelsen. Planleggingsmøter hvor folk på kryss og tvers møtes, blir kjent og planlegger for hvordan man vil kunne samhandle godt, gir vel så stor verdi som selve øvingsdagen. Det skaper tillit og trygghet, og bygger relasjoner som er uvurderlige i en krise.
Men det er jo moro når selve øvelsen også blir bra. Det blir det om man har tenkt litt i forkant og forberedt seg godt. Kanskje kan noen av mine punkter være til hjelp her.
Lykke til!
Marianne Melfald – www.melfald.com – mob: 92 81 93 90 – marianne@melfald.com