Det hjelper ikke å ha gode planer for beredskapen – om man ikke trener på å bruke dem. Og det hjelper ikke å ha gode planer- og trene på dem- om ikke også ledelsen skjønner betydningen av god beredskap, i den daglige ledelsen.
Beredskap er ingen skippertaksøvelse, men en måte å lede på. I praksis betyr dette å styre risikoen som enhver virksomhet utfordres av. Målet er å redusere sannsynligheten for at noe skjer, og redusere konsekvensene om det skulle skje noe.
God beredskapsledelse er å beskytte verdiene i virksomheten; menneskene, miljøet eller samfunnsviktige funksjoner (som bank og strømforsyning), utstyr og materielle verdier, og omdømmet vårt.
God beredskapsledelse handler om tre ting; Struktur (planverk), Kompetanse (trening hvor vi øver roller og funksjoner og samordning) og Kultur (erkjennelse i ALLE ledd om at beredskap er avgjørende for å ivareta verdiene våre)
I dette landskapet er krisekommunikasjonen ofte avgjørende for hvordan en kritisk hendelse håndteres – og ikke minst hvordan det blir oppfattet utenfra – hvordan vi takler krisen.
Jeg har definert ni prinsipper jeg mener er avgjørende for god krisekommunikasjon:
- God, rask og pålitelig informasjon – med presisjon!
- Klare kommandolinjer; ansvarsdeling og roller. Samkjøring!
- Media MÅ føle at vi er tilgjengelige
- Umiddelbart fokus på SOME
- Kommuniser nøkkelbudskap og bygg bro.
- Handlekraft; vær proaktiv!
- Vurder konteksten hendelsen utspiller seg – for å bedre vurdere potensiale
- Ord, symbolikk; tilstedeværende ledelse
- Kontroll gir omverdenen en opplevelse av at vi «eier» krisen =tillit!
Det er ikke slik at media skal styre hvordan vi håndterer en krise. MEN, en krise angår flere enn oss som står midt oppi den, og flere har rett til å vite. Media representerer omverdenen, og stiller med rette kritiske spørsmål både under og etter en krise. Jo kjappere vi anerkjenner medias rolle i en krise, og legger til rette for et profesjonelt samspill underveis, jo mindre problematisk og energikrevende. Organisasjonen- og nødetatene om de er på stedet – sitt fokus SKAL være å redde liv og helse, samt ivareta øvrige verdier. Så må kommunikasjonskyndig personell gis plass i beredskapsorganisasjonen slik at også krisekommunikasjonen ivaretas. Informasjon må bekreftes og verifiseres – og formidles. Jo dyktigere og kjappere man selv er, jo mer tid og fokus på å håndtere selve hendelsen. Kommunikasjonen skal begrense usikkerheten om ansvarsforhold, og klargjøre hva som gjøres for å løse problemet og redusere krisens omfang, og i tillegg formidle hvordan rammede kan få hjelp og støtte. Da skapes ingen ny krise, og sjansen for at vi beholder tilliten etter en krise, blir langt større. Det er verdt å prøve!
Marianne Melfald, spesialist beredskap og krisekommunikasjon, marianne@melfaldkrisekom.no, mobil: 92819390