Dette skal jammen bli vondt og leit for dem! Kjør på, når vi først bruker penger og tid på beredskapsøving, skal det jaggu merkes! Alle mann til pumpene – det skal svettes i enhver krok!
Men MÅ det lukte svidd, og gjøre skikkelig vondt for at det blir en bra beredskapsøvelse? Nei og atter nei! Det drives dessverre ufattelig mye feiløving. Det fører til vettaskremte medarbeidere, null læring og ledere som legger beredskapsplanen i skuffen til neste gang de dessverre MÅ øve.
Jeg tillater meg å foreslå en litt annen tilnærming, basert på erfaring hos både private og offentlige aktører. For å få utbytte av en beredskapsøvelse må lista legges riktig, og det er lurt å begynne med å stille følgende spørsmål:
- Hvilken kompetanse har organisasjonen ift beredskap per i dag?
- Hvordan bør vi øve for at folkene våre skal få mest mulig reell læring og utbytte av tiden de bruker på dette?
- Kjenner enkeltpersoner sin rolle og sine oppgaver i dag, eller bør vi begynne med å klargjøre det?
- Hva har vi av planverk og verktøy – fungerer de i den form de er nå?
- Har vi gjort en oppgang av hvor vi er mest sårbare ift sannsynlighet og konsekvens – slik at vi øver på det mest relevante scenario?
- Hva slags øvingsform vil gi oss det beste læringsutbyttet?
- Må vi involvere alle vi har øvd med tidligere?
- Hva vil være gode og relevante læringsmål for oss når vi først skal øve?
- Greier vi å begrense oss når vi skal øve, eller gaper vi for høyt?
Ofte er det slik at når det er bestemt en dato for øving, så skal vi jammen få maks for penga! Når en kommune øver kun en gang i året, skal det jo synes at man tar beredskap på det største alvor – og da skal det øves samtidig både hos ledelsen, i alle enheter- og gjerne med nødetatene i samme slengen. Det som er litt dumt er at de som skal lede håndteringen i sine respektive krisegrupper, ikke alltid kjenner sine oppgaver i en kriseledelse. De har ikke lært seg en struktur eller en metodikk for krisehåndtering og de bruker sjelden digitale verktøy (blant annet CIM) som skal sikre samhandling og et felles situasjonsbilde hos alle som involveres. Samvirkeprinsipper der det oppfordres til samtrening (som en erkjennelse etter 22. juli, da ressursene ikke fant hverandre) er vel og bra, men det krever at man allerede er på et visst kompetansenivå slik nødetatene og andre mer profesjonelle beredskapsaktører er. Andre bør lære seg å krype før de kan gå.
Skrivebordsøvelse – undervurdert som øvingsform
Det brukes en rekke ulike øvingsformer; fullskalaøvelse, samtrening, verifikasjonsøvelse, simuleringsøvelse, skrivebordsøvelse/tabletop, funksjonstrening (for eksempel for kriseledelse, mediehåndtering, HR; ivaretagelse av mennesker, talspersontrening etc)
Jeg mener skrivebordsøvelse/tabletops er særdeles undervurdert som øvingsform. Dette er en øvelse som gir alle «rundt bordet» en større forståelse av sine roller og funksjoner – i en kontrollert situasjon. Gruppen diskuterer og reflekterer seg gjennom hvordan man ville ha håndtert et gitt scenario – og får da raskt en felles forståelse av hva som kreves av dem alle ved en kritisk situasjon. En person utenfor gruppen presenterer et scenario og lar så gruppen besvare og jobbe seg igjennom nøkkelspørsmål i de fire sentrale fasene: varsling, mobilisering, håndtering og normalisering. Øvingsformen krever ikke mye tid, ei heller mye tid i forberedelse. Øvelsen er billig – og ikke minst svært effektiv for å definere svakhetspunkter i organisasjonen. Men aller mest gir det en følelse av mestring fordi man også tar seg tid til å finne løsninger underveis- og slik får man kanskje lyst til å fortsette å øve – som er en forutsetning for å bli god!
Funksjonstrening er også en viktig forberedelse før en større samtrening. I en beredskapsorganisasjon vil det være viktige funksjoner som beredskapsleder, talsperson, tavlefører, loggfører, mediehåndtering per telefon, ivaretakelse av berørte av en hendelse per telefon, bemanning av mottakssenter etc. Alle disse trenger spesifikk trening for å kunne utføre sine funksjoner godt. Og det er faktisk bedre å trene på «bakrommet» enn å bli fullstendig avkledd i plenum – underveis i øvelsen sammen med alle de andre.
En akilleshæl i krisehåndteringen viser seg ofte å være gode beredskapsledere som ikke er stødige nok i sin lederrolle. Forskning viser at det ikke alltid er ledere som er gode i fredstid, som også er gode kriseledere. De må trene på også denne situasjonen. Og de som faktisk trener, gjør det ALLTID bedre i en reell situasjon, enn de som ikke har trent i forkant.
Utrente kriseledere mangler også ofte en metode for systematisk informasjonshåndtering og virkemidler for å sikre et FELLES situasjonsbilde hos alle ressursene som bidrar. De glemmer å tenke proaktivt og havner derfor ofte på hæla, mens krisen vokser.
Det er derfor relevant å nevne Proaktiv stabsmetodikk som rett og slett sikrer at man handler strukturert og planlagt. Jeg anbefaler på det sterkest boken «Praktisk krise- og beredskapsledelse» (Universitetsforlaget) av tidligere kollega i Proactima, Ivar Konrad Lunde. Metoden tvinger ledelsen til å tenke proaktivt slik at selskapet planlegger forut for hendelser. Gjennom metodikken styres håndteringen proaktivt, fremfor reaktivt. Selv uten at virksomheten har digitale systemer for styring, kan alle bruke de analoge tavlene som ligger innenfor denne metodikken. Og det å la beredskapsledere øve på å bruke metodikken, kan vise seg å være den lureste øving de har gjort. Behersker de denne vil også øvingsutbytte for alle andre involverte i større øvelser, bli bedre.
Så oppsummert:
- Legg øvingsnivået på et nivå som gir maks læring, ikke maks tempo, kuler og krutt.
- Begynn alltid med tabletops og funksjonstrening, fortsett med samtrening for noen aktører, eller noen avdelinger, og gjør øvelsen bredere først når dere er klare for det.
- Sjekk gjennom tabletops om planen deres er oppdatert og nyttig. Og husk at planene skal være et hjelpemiddel, men det er gjennom øving og bruken av dem at de faktisk blir relevante for dere.
- Ha gode konkrete øvingsmål og evaluer basert på disse.
- Lag spesifikke, men kortfattede evalueringsrapporter med læringspunkter og aksjoner for å tette de gapene vi identifiserte.
- Ha is i magen; godt beredskapsarbeid gjøres ikke over natta; det må jobbes systematisk og trenes langsiktig.
Melfald Krisekom, Marianne Melfald, mob: 92819390, marianne@melfaldkrisekom.no