Vi har det siste året kjørt de fleste beredskapsøvelser digitalt. Vi har også fått mye læring gjennom langvarig koronahåndteringen. Men hvordan ivareta nyvunnet digital kompetanse, men fortsette å øve optimalt? Kjører vi øvelser fysisk eller digitalt denne høsten?
Mitt korte svar er; ja, takk begge deler, men helst ikke samtidig! Hybride øvelser er det som har fungert dårligst så langt. Ren digital trening har imidlertid senke terskelen for mengdetrening. Det er effektiv ift tid og kroner, og flere kan lett involveres. Men det er vesentlig ting vi mister når vi ikke møtes fysisk, så jeg mener at vi denne høsten bør intensivere våre fysiske øvelser. Men digitale tabletops og enkelte treninger, kan fremdeles gjøres digitalt.
For hva har vi sett har fungert godt ved digitale øvelser det siste året? Ganske mye faktisk. Spesielt ved tabletops, men også ved større samspillsøvelser. Jeg har selv vært øvingsleder for store øvelser med hele beredskapsorganisasjonen involvert; med industrivern på 1. linje, til operative og strategisk staber, samt HR og kommunikasjon – i samme digitale øvelse. Det er krevende, og det er noen suksesskriterier som må være på plass:
– God dreiebok og finmasket planlegging helt avgjørende. Stram regi på utvikling av casen slik at realismen ivaretas, parallelt med at man øvingsteknisk kan følge all samordning inkludert førstemøter og statusmøter.
– Nøkkelpersoner i spillet briefes ekstra i forkant. Beredskapsledere, tavleførere etc blir avgjørende motorer for fremdrift og involvering av alle i spillet. God kunnskap om proaktiv stabsmetodikk gir kontroll og raskere framdrift!
– Stram møteledelse med kollektiv disiplin! Vi må være kortere i resonnementer og diskusjoner (saksbehandling skal uansett tas utenfor stabsmøtet!). Vi må være presise i våre ordvalg, og vi må bruke bekreftende kommunikasjon når vi får utdelt bestillinger og aksjoner.
– Gode øvingsdirektiver til alle deltagere – med et større detaljnivået – i forkant av større øvelser.
– Digitale tavler tilpasset virksomheten kan nå brukes av alle! Uten at man har CIM, Raven eller andre digitale informasjonssystemer. Teams kan fint kombineres med Proaktiv stabsmetodikk.
– Rendyrket digital krisehåndtering fungerer bedre enn en hybrid, hvor noen sitter rundt en bord og andre er med per skjerm. Vi glemmer de som er med per skjerm…..
Klare fordeler med digital øving
Pandemien har vist oss at vi må kunne håndtere kriser fra hjemmekontoret. Og at det lar seg faktisk gjøre – godt!. Politiets krisekommunikasjon ifm Gjerdumskredet ble for eksempel koordinert fra en hytte på Vestlandet. Vi bør altså fortsette å øve digitalt, fordi vi må kunne håndtere kriser digitalt også i fremtiden, og fordi det er rett og slett en lur måte å øve på, fordi:
– Vi kan som øvingsledelse og observatører raskt bevege oss mellom de ulike stabsrom.
– Flere kan være observatører uten å ta for stor plass i rommet. Deltagere i stab har kameraer på, de øvrige går i svart. Gir mer effektiv øvingstid.
– Kjappere samkjøring mellom beredskapsledere på hvert ledernivå. Møtes raskt på Teams, og går igjennom den oppdaterte tavlen med fakta og potensiale vurdering. Rask kalibrering situasjonsbildet og oppdatering av info og aksjoner.
– Vi kan mobilisere raskere når vi ikke trenger å forflytte oss fysisk til beredskapsrommet.
Så er det ikke like greit å holde oss kun digitale da?
Nei, vi bør ikke det! Vi kan naturlig nok ikke øve like godt digitalt på alle type scenarioer. 1. linje må fremdeles øve på en reel brann, som sjelden kan slukkes digitalt (det hadde vært noe!)
Det er fremdeles viktig å øve fysisk fordi vi får en mer realistisk og helhetlig øving.
Vi mister nemlig noe vesentlig ved digitalhåndtering, og det er all den informasjonen som ligger i personlig kontakt. Det lille sekunders nøling som ikke skyldes dårlig nettforbindelse, men heller berettiget tvil. Vi mister som leder muligheten til å sjekke den mentale tilstanden til våre medarbeidere som begynner å bli slitne. Og vi mister småpraten mellom møtene, som kan bidra til å oppfatte vesentlig uteglemt informasjon, eller bidra til å berolige når det er nødvendig.
God krisehåndtering er tuftet på godt lagarbeid med smidig samspill mellom alle nøkkelfunksjoner. Vi vet alle at det er lurt å kjenne hverandre godt, når det røyner på som verst. Vi blir kjappere og bedre kjent gjennom fysiske møter med større grad av småprat. Slik er fremdeles virkeligheten, også etter koronaen.
Mennesker av kjøtt og blod
Som øvingsleder for et utall digitale beredskapsøvelse det gjennom det siste året, har jeg blitt skjerpet. Små bilder på skjermen av små folk, gir mindre informasjon om hva folk EGENTLIG tenker, og om de FAKTISK oppfatter det som blir sagt på møtet. Jeg er nødt til å være mer presis i min instruksjon under digitale øvelser, og gjøre oftere avsjekk av hva som faktisk er oppfattet.
Mange organisasjoner har denne våren begynt å kjøre flere fysiske samlinger. Og jeg mener å observere at vi alle er blitt mer presis i vår kommunikasjon. Digital krisehåndtering har trimmet og skjerpet oss.
Men vi er fremdeles folk av kjøtt og blod, så når vi snart kan, må vi altså øve SAMMEN igjen. Jeg mener vi denne høsten med god samvittighet kan fortsette digitale øvelser for enklere trening. Men ved samspilløvelser, bør vi for bedre læringsverdi og kvalitet på samspillet i krisehåndteringen, komme sammen og se hverandre i øynene. Jo bedre vi kjenner til hverandre og hverandres behov og begrensinger, jo bedre vil vi håndtere fremtidige kriser. Nå må vi øve på oppdatert trusselbilde, og ikke kun koronahåndtering. Neste krise vil se annerledes ut, og god øvingskvalitet er vår viktigste investering. God øvingshøst!
marianne@melfaldkrisekom.no, mob: 92 81 93 90. www. Melfaldkrisekom.no