Vi har begynt å krype ut av hjemmekontorene, og skal tilbake i folden. Vi skal samles igjen i organisasjonen, på et eller annet vis.
Hva betyr det for beredskapsarbeidet vårt? Er vi utlærte i krisehåndtering etter to år med korona, og er klare for alt som måtte ramme oss? Eller har det vært endringer i risikobildet vårt vi ikke har tatt høyde for i dagens planverk?
Joda, langvarig krisehåndtering av korona har gjort noe med organisasjoners evne og bevissthet rundt kriser. Og det er i hovedsak positivt. Vi har sett hvor sårbare vi er når en hel verden rammes hardt, men også hvordan vi fikk uttelling for øvelser, planverk og verktøy vi jobbet med før verden ramlet i hodet på oss. Vi har alle gjort erfaringer rundt dette – på godt og vondt.
Spørsmål vi nå bør stille oss er hva som bør prioriteres for å sikre god krisehåndtering for alle typer kriser som måtte ramme oss fremover.
Jeg ville startet med følgende spørsmål:
Har risikobildet vårt endret seg vesentlig siden vi var samlet sist?
Vi har sett stadig flere cyberangrep, og sårbarheter i styringssystemer er avdekket hos mange. Hjemmekontorene med dårligere sikkerhetsløsninger har også gjort jobben enklere for angriperne.
I tillegg har vi igjen fysiske verdier å ta vare på; folka våre er på plass- samlet. Og kanskje skal vi ha flere ansatte på reise igjen. Det gir nye risikoer ift de siste årene på hjemmekontor.
Kanskje jobber vi annerledes enn før. Nye prosesser, nye underleverandører, annen transport. Og ikke minst hvordan veldig mye mer av vår hverdag digitaliseres. Kanskje gir dette nye trusler som vi må være oppmerksomme på.
Hvilke folk – som er godt trent med riktig kompetanse- har vi på plass, om noe skjer i morgen?
Koronatiden har gjort at organisasjoner er omorganisert, folk har flyttet på seg. Og de som fremdeles er på plass, har kanskje fått øvd digitalt – men det er lenge siden fysisk samøving.
Hvor gode er vi nå på samhandling, etter at vi sett hverandre i små ruter på pcèn over lang tid? Vi er ikke engang vant til å sitte i samme rom lenger, og ved en krise skal vi samhandle tett – under press. Det kan fort bli en særdeles brå overgang!
Kanskje har vi fått nyansatte vi ikke kjenner godt ennå, og som leder har det vært utfordrende å vite hvordan folk egentlig har det. Og hvor trygge de er i sine oppgaver. Det er det dumt å avdekke i en reell krise…
Når folk igjen møtes rundt et møterom, eller i et beredskapsrom, er det fascinerende å observere hvor hakkete kommunikasjonen ofte er. Vi skal ikke undervurdere hvor utrente vi er i interaksjonen med andre mennesker etter to år med avstand og med frykt for at nettopp sidemannen kan bli vår banemann og gi oss viruset… Spesielt i en krise, er vi helt avhengig av lagsamarbeid, og det MÅ trimmes.
For å komme raskt på banen igjen, vil jeg foreslå følgende for de fleste bedrifter som kjenner at beredskapsmuskelen er litt nummen:
1) Kjør små tabletops for alle dem som har en funksjon i beredskapsorganisasjonen. Kjør èn tabletop for strategisk ledelse i 3. linje, og en for operasjonell 2. linje. Og ikke glem kommunikasjonsavdelingen og HR-avdelingen. Små, avgrensede tabletops/skrivebordsøvelser er nødvendig, før dere øver flere sammen igjen.
2) De fleste bruker nå proaktiv stabsmetodikk og tavler for felles situasjonsbilde og planlagte aksjoner. Beredskapsledere og tavlefører trenger fortsatt trimming i metodikken. Dette for å ha nødvendig trygghet og handlekraft. Ofte avdekker vi gjennom disse små øvelsene funn som er mulige å fikse raskt. Folk får også en felles forståelse av rolle og ansvar, og man blir bedre kjent, som igjen gir bedre samspill.
Øvrige sjekkpunkter:
• Funker fremdeles planverk, eller bør vi justere?
• Har vi kontroll på hvem som skal fylle de ulike funksjonene i egen organisasjon, og kjenner de rollekortet sitt?
• Har vi nyansatte som kunne vært gode ekstra ressurser, men som aldri har vært med på en trening hos oss?
• Er det eksterne samarbeidspartner som har fått nye kontaktpersoner siden sist, eller omorganisert seg – som får betydning for vår krisehåndtering?
Koronatiden har vist oss at vi er mer endringsdyktige og løsningsorienterte enn mange av oss var klar over. Det skal vi ta med oss. Men det er ikke sikkert det gjør oss til verdensmestre i neste krise. Beredskap er en kontinuerlig prosess, og alltid et lederansvar. Nå skal alt bli bedre framover- i alle fall om vi fortsetter å holde oss skjerpa i beredskapsarbeidet vårt.
Oppsummert:
1) Ta en sjekk av dagens risikobilde, noen endringer her?
2) Har vi nødvendig kompetanse i egen organisasjon, og er de trimmet og trygge?
3) Sjekk planverk; er de oppdaterte både ift risikobildet og ny organisering?
4) Lag en kjapp øvingsplan for fysisk samtrening; gjerne mindre tabletops
5) Øv på relevante scenarier ift oppdatert risikobildet. Dere kommer neppe utenom cybertrusler!
Lykke til!
Melfald Krisekom.no, marianne@melfaldkrisekom.no,mob: 92 81 93 90