8.8.2017
Det er mange virksomheter som har både store ambisjoner og gode intensjoner i sitt beredskapsarbeid – inntil hverdagen tar dem. Og det går jo stort sett bra. Heldigvis er det sjelden det er reell fare for liv og helse, eller vi opplever trusler knyttet til akutte miljøskader, at utstyr eller vitale samfunnsfunksjoner settes ut av spill, eller et medieoppslag som skyter ned vår troverdighet. Men det kan skje…
Jeg skal komme tilbake til hvordan alle ganske enkelt kan være mer forberedt, men først en liten sjekkliste OM noe skulle skje, og du IKKE har fått orden på beredskapen din helt ennå….
9 overordnede råd i den aller første fasen ved en kritisk hendelse:
- Rask mobilisering! Rapporteres det inn en hendelse som innebærer en trussel som må håndteres utover daglig drift, ha lav terskel for å mobilisere nødvendige ressurser. Går det bedre enn fryktet, er det ikke verre enn at man demobiliserer.
- Klare kommandolinjer! Fordel ansvar og roller. Legg til rette for god samkjøring i alle ledd.
- Riktig ut fra start! Kjør et Førstemøte hvor dere ser på worstcase scenario- og planlegg håndtering basert på det. Da slipper dere å komme på hæla.
- Informasjonsinnhenting! Det vil være behov for god, rask og pålitelig informasjon. Vær bevisst på hva som bare er spekulasjoner og hva som er faktisk bekreftet og verifisert informasjon.
- Dialog! Hold tett dialog med dine viktigste interessenter (ansatte, pårørende, media, kunder, myndigheter, samarbeidspartnere etc), og ha de andre på radaren.
- Prioriter! Alltid liv og helse først, deretter miljø, utstyr og omdømmet. Vær lydhør i samarbeidet med nødetatene ift hva som er ditt ansvar og hva som er deres. Være proaktiv med hva dere kan bidra med ift ivaretagelse av folk og miljø.
- Tilgjengelighet! Vær tilgjengelig for media og anerkjenn deres behov for informasjon. En krise berører som regel flere enn de som står midt oppi den. Formidling av strategisk budskap og fakta.
- Handlekraft! Vis handlekraft og vær proaktiv. Ta regi på krisen, før andre gjør det.
- Dokumenter! Loggføre hva som blir gjort når og hvem. Blir viktig ved en eventuell granskning, og gir uansett god læring.
Hvis du nå tenker at dette kunne det være lurt å ha øvd litt på – i forkant, så er det nok det en god tanke. Jeg vet av erfaring at mange med beredskapsansvar sliter med å få aksept for tidsbruk på dette. Det handler ofte om at organisasjoner ikke selv har erfart hvor dårlig det kan gå, og at optimismen er stort; det rammer nok ikke oss.
Vel, begynn på et praktisk og nøkternt nivå og få i alle fall noe på plass. En mulig tilnærming for å forankre beredskap i en ledergruppe- og dermed i organisasjonen for øvrig – kan være:
- Kurs og foredrag om god beredskapsledelse; hva skal til; hvordan gjør andre det, og hva kan skje om vi ikke gjør det, og hva skal være vårt ambisjonsnivå
- Utarbeide en enkel beredskapsplan med prinsipper for varsling, mobilisering, håndtering og normalisering. Her angis roller og funksjoner, og sjekklister for det mest vesentlig. Det aller beste er å ta utgangspunkt i en sårbarhetsanalyse (ROS) og en beredskapsanalyse, men det finnes kortere veier til målet også her.
- Enkle skrivebordsøvelser hvor vi gjennom diskusjon og refleksjon bruker planverket og ser om dette funker for oss.
- Funksjonstrening for den som skal være beredskapsleder, de som skal håndtere pårørende og media etc.
- Samspillsøvelser med flere øvingselementer, hvor det er viktigere med relevante øvingsmål enn futt, fart, røyk og smell.
Beredskap er og blir et lederansvar, og de aller fleste virksomhet er lovpålagt å ha et minimum av dette på plass. Det vanker bøter og blir dyrt på mange måter om man ikke har dette. Dette gjelder om man er leder på en skole, på et museum, for en kommune, for et olje og gasselskap, næringsmiddelprodusent eller bankdirektør.
Det må altså være på plass planverk, det må være kunnskap gjennom øving, og det må være en felles intern forståelse for at sikkerhet og beredskap er viktig på arbeidsplassen. Min erfaring er at det ikke alltid er så mye som skal til før en virksomhet raskt får kontroll på risikoen sin – om de bare investerer noe tid i dette. Så kanskje nettopp denne høsten er tiden for det? Lykke til!
marianne@melfaldkrisekom.no, mob: 92819390, www.melfaldkrisekom.no