«Jeg fikk et snev av medieangst. Plutselig sto hele Medie-Norge utenfor. Jeg måtte lage et køsystem».
Dette sier en av dem som det siste året ble kastet hodestups inn i det offentlige søkelys – uten noe som helst erfaring med kriser eller mediekontakt.
Ikke alle som plutselig står i rampelyset har bedt om dette. Det er svært krevende og ingenting for pingler.
Men det er noen råd som kan være gode å ta med seg – spesielt for «førstegangsreisende».
Det som skjer med oss under ekstremt press, er ofte at konsentrasjonen reduseres; vi hører ikke alt som sies, og vi mister nyanser i vår forståelse av situasjonen. Ofte får vi tunnelsyn, mister tidoppfattelsen, vi kan bli sinte, lei oss eller helt passive. De som er mer vant til høyt tempo og press – og kanskje til og med har øvd på dette- er ofte mer skjerpet og mer utholdende. Uansett hvor vi er på skalaen her, så trenger vi hjelp fra gode rådgivere. Noen som hjelper oss å lage rom for tenkepauser, sette de grensene vi faktisk trenger (uansett hvor mye folk roper på oss) og sier at dette kommer til å gå bra – om du greier å puste med magen …
Mange snakker om at vendepunktet i krisen kom da de faktisk greide å ta kontrollen selv, og ikke bli jaget fra skanse til skanse. Så hvordan gjenvinner vi denne kontrollen? For det er faktisk svært viktig for å kunne handle og gjøre de riktige tingene – i EGEN regi.
Når du som leder blir varslet om en mulig krise, vær proaktiv og vurder umiddelbart POTENSIALET i krisen. Ikke vent å se, tiden går fryktelig fort – og andre kan ta kontrollen før dere. Kall sammen lederne eller nøkkelpersoner som kan bidra til å vurdere det dere står overfor. Kall det gjerne en slags kort vurderingskonferanse, om du ikke vil trykke på «mobiliseringsknappen» umiddelbart. Så begynner dere jobben – sammen:
- Kjør et såkalt Førstemøte– og definer alt vi vet om hendelsen; hvem er allerede varslet, hvem er involvert? Hva er potensialet i hendelsen; hvor gærent kan dette gå, hva trenger vi om dét skjer (folk og ressurser), hva blir da vår plan med de viktigste grep vi bør gjøre?
- Anerkjenn krisen- og egen rolle i den og ta ansvaret. Hvilke spørsmål vil dere få, basert på den rollen dere ser at dere har? Lag gode svar på dette, og sørg for at alle involverte får tilgang til de samme svarene.
- Kall inn ekstra ressurser. Bruk folkene dine, men husk at folk blir slitne. Det gjør du også. Sørg for å ha ekstra ressurser å spille på.
- Ha en god møtestruktur med veksling med korte statusmøter, og gjennomføring av tiltakene dere blir enige om. Vær greie med hverandre. Ikke alle er vant til den effektive møteformen en krise krever – men slik må det være.
- Vær tilgjengelig for media. Krisen angår ofte flere enn dere, og medias jobb er å rapportere vesentlig informasjon til omverdenen. Kanskje er dere ikke helt enige med media om hva som anses som «vesentlig». Uansett, ikke bruk energi på frustrasjon. Vær heller godt forberedt når du snakker med media. Vær skjerpet, hold deg til budskapet ditt og hold avtaler.
- Vær oppmerksom på sårbare mennesker som er en del av krisen. De vil også bli kontaktet av media. Som leder bør du være synlig og tilstede – og gjøre hva du kan for å beskytte andre. Hva kan du gi media av relevant informasjon og bilder proaktivt – som kanskje letter trykket på andre? Journalistene har sine vaktsjefer som presser på for stoff. Anerkjenn deres behov om du kan – det vil kunne gi deg litt arbeidsro også.
- Interessenter og samarbeidspartnere; hvem er det viktigst å bruke tid på? Ikke la den som roper høyest stjele tiden din. Vær bevisst prioriteringen. Husk dine ansatte og de som er aller mest berørt. Om mulig, innkall til samling. Gi dem info uansett hvor lite det måtte være – men se dem inn i øynene og vis at du står oppreist og fikser dette.
«Jeg var den som måtte holde alle flytende, uansett hvor sliten jeg var. Natten var verst, for da var det ingenting jeg kunne gjøre. Da det ble morgningen kunne jeg i alle fall forsøke å gjøre noe», sier en annen leder som plutselig var i stormens kjerne. Hun ringte selv alle hun kom på som var involverte, hun tok imot alle telefoner, hun snakket med alle typer medier i alle kanaler – uten at hun rakk å tenke så mye på hva hun faktisk skulle og burde si.
«Vendepunktet kom da jeg skjønte at jeg måtte ta kontrollen selv. Jeg bestemte hvem jeg skulle snakke med – i hvilken rekkefølge, og hvem som faktisk måtte vente. Og ikke minst HVA jeg skulle si.»
Den største utfordringen når mediespinnet vedvarer er behovet for informasjonskontroll. I begynnelsen av en krise vet vi ofte lite. Da er det lov å kommunisere ut: “Situasjonen er uoversiktlig, og jeg må be om litt mer tid før jeg kan si noe mer om det som har skjedd. Det er viktig at dette blir riktig, og da må vi finner mer ut av dette” … for eksempel.
Men da MÅ dere også bruke tiden til å snu alle steiner, og bli enige om hva som er reell informasjon – og basert på dette utvikle sanne, presise og tydelige budskap. Dette skal ikke være spekulasjoner, men bekreftet informasjon, som dere ønsker å frigi. For å gjøre dette, trengs det ro og konsentrasjon, og tid til samordning med andre involverte. Så skap dere et rom for å tenke strategisk, ikke bare løpe operativt.
Folk som har vært i en krise husker «hvem som tok og hvem som ga». Er du ikke rammet av krisen denne gangen, vit at den som står midt i infernoet søker mer enn noe annet bekreftelse på at ting VIL normaliseres. Da betyr det enormt med positive heiarop, annerkjennelse av den krevende situasjonen man står i, og en oppmuntrende melding.
Kriser er nemlig ikke for pyser!!!
Marianne Melfald – mob: 92 81 93 90- Melfald Krisekom.no, marianne@melfaldkrisekom.no