Vi har jobbet lenge nå og fortjener et avbrekk. Men før du tar en velfortjent avkobling, og begynner å planlegge høsten basert på flere mulige scenarioer, MÅ du ta en fot i bakken med krisestaben din og evaluere; hva har vi gjort og lært så langt?
Det er nå dere har frisk erfaring som blir gull verdt i en eventuell neste oppblomstring av koronaen – eller om vi er heldige og ikke får ny smittebølge, erfaring til bruk i andre, fremtidige kriser.
Erfaringene fra denne tøffe våren må dokumenteres, deles og brukes til videre læring.
Én ting er garantert: Det kommer flere utfordringer!
Pandemien har tatt strupetak på en hel verden, og krever at vi opprettholder beredskapen ennå en stund. Vi har lavere frekvens på stabsmøter nå, og vi har en vaktplan for sommeren. Vi er i en såkalt kontrollert fase av Covid-19, og har begynt å planlegge for tilbakeføring og oppstart i egne lokaler igjen – i alle fall delvis.
All erfaring fra tidligere langvarige kriser viser at det på et eller annet tidspunkt oppstår en krisetrøtthet. Tilstanden blir nesten en normaltilstand. Da er vi ikke lenger like skjerpet, og enda viktigere; ledere blir slappere i sine beslutninger, mister energi og handlekraften svekkes. I tillegg vet vi at digitalmøter og hjemmekontor har sine menneskelige og organisasjonsmessige kostander. HR-avdelinger har allerede begynt å få økende etterspørsel etter lederstøtte når ikke alle medarbeidere blir like tilfredse og produktive av denne arbeidsformen.
Så vi vil gå videre, men først lade batteriene. Men altså aller først; forbered underlaget for underveis-evalueringen for din organisasjon. Den vil definitivt bli etterspurt. Be derfor krisestaben din skrive ned følgende:
Vurdering av egen rolle
- Beskriv inntil tre punkter for hva du vil opprettholde
- Beskrive inntil tre punkter for hva du bør forbedre
Drift av krisestaben
- Beskriv inntil tre punkter for hva vi er gode på og
som bør opprettholdes
- Beskriv inntil tre punkter for hva vi bør forbedre
Disse punktene skal du ha skriftlig før alle medarbeiderne stikker på ferie.
Så booker du et tidspunkt i august for workshop med bredere gjennomgang. Her skal dere bruke et par timer på en mer omfattende gjennomgang:
- Fikk vi til varsling og mobilisering? Startet vi vår håndtering tidlig nok ift. når koronaen virkelig traff oss, eller burde vi vært kjappere?
- Hvordan fikset vi selve håndteringen?
- Fungerte vår organisering ift roller og funksjoner? Hadde vi, og brukte vi en metodikk? Kjørte vi effektive møter og viste handlekraft og beslutningsdyktighet?
- Fikk vi til nødvendig samhandling internt og eksternt? Skjønte vi hvilke verdier vi måtte beskytte, og samtidig greide å opprettholde andre deler av virksomhetene?
- Fikk vi til god krisekommunikasjon og god ivaretagelse av folkene våre, kunder, samarbeidspartnere, andre som ble rammet – og som vi vanligvis har ansvar for?
- Viste vi god ledelse også fra hjemmekontorene?
- Greide vi å samordne oss, og kanskje gi et samfunnsmessig bidrag ved vår krisehåndtering?
Dette er noen knagger dere kan bruke. Og selvfølgelig ville det vært hakket bedre om dere gjorde dette FØR dere stikker ut i sommer-Norge. Men folk er travle i disse junidagene. Og det nest beste er altså å samle inn noe underlag, bestemme et møtetidspunkt nå, og heller starte høsten med et lite tilbakeblikk. Og så er jo hovedhensikten å bruke dette til å forberede arbeidet videre. Da er dere kjapt i gang med dette; lekende lett!
Og husk «short and sweet»; en evalueringsrapport behøver ikke være på fem tykke bind. Min erfaring er at korte, stramme oppsummeringer fungerer bedre fordi de blir faktisk lest! Det vesentlige er at dere blir enige om hva funnene betyr – og at de får kjapp konsekvens. At det står et navn på ansvaret for tiltakene og en deadline. Ellers er vi like langt. Til høsten er det mer enn bare krisehåndteringen vi skal evaluere. Da skal vi også vurdere om selve virksomheten vår trenger nye skift, basert på koronaerfaringer. For det vil skje store endringer fremover.
Så ikke vent til vi er langt inn i høsten og vi har et nytt virkelighetsbildet. Tenk så deilig det blir å ligge i hengekøya og vite at dette har du en plan på. Vi vet ikke hvordan høsten blir, men vi er proaktive og gjør det vi kan NÅ. God sommer!
Marianne Melfald – mob: 92 81 93 90, marianne@melfaldkrisekom.no